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【事務職の女性へ】エクセルやスプレッドシートで使えるショートカット7選

Excel

エクセルをさらに便利に!Googleのスプレッドシートも使いこなそう。

現代の社会において、パソコンスキルは日本語をしゃべる能力くらいに必要とされているものですが、機械ものに弱い女性も多いです。

・(ワードや)エクセルのパソコン操作が苦手・・
・いつも入力するのに時間がかかってしまう・・
・まだメニューの実行などは右クリックやメニューバーから行っている

事務と言えばエクセルの使用は必須条件になっています。

ということで

そんな方のために、職場で特にエクセルを使うときに便利なショートカット7つを紹介します。

※かなり初心者向けの内容になっています。熟練者の方はスルーしてください。

また、最近は職場でGoogleドライブを使われている会社も多いと思います。

Googleドライブの
ドキュメント(マイクロソフトWordに相当)

スプレッドシート(マイクロソフトエクセルに相当)

は、セキュリティーのため右クリックからの操作ができません。

なので必然とショートカットキーを覚えることが重要になってきます。

ショートカットキーを覚えるコツはとにかく慣れること。
新しいのを覚えてもついついファイルメニューから選択してしまいがちですがそこをぐっと我慢して、今日から使い倒して右クリックメニューから選択するのを卒業しましょう

これだけでExcelの操作がかなり時間短縮できるショートカット

Excelのショートカット

1.PrtScキー

prtscr

「モニター全体のスクリーンショットを撮る」

ExcelというよりもOSのショートカットですが、

現在開いている画面をそのままコピーしたいときは、PrtScキーが便利です。

これ一つ押すだけで画面をまるごとコピーできて、エクセルやワードなどに貼り付けることが出来ます。

新しいシステムの操作手順などをメモするときにも使えますね。

「選択されているウィンドウのみスクリーンショットを撮る」

ちなみにアクティブなウィンドウだけコピーするには
altキー+PrtScキーを押します。

Googleスプレッドシートではセル内に画像挿入はできません。全体に挿入するのは可能(厳密に言えばネット上に上がっている画像のみURL関数で貼り付け可能。正直めんどくさい)

2.CTRL + C(コピー)CTRL + V(貼り付け) CTRL + X(切り取り)

ctrl C

これはもう使われている方は多いと思います。

選択範囲を指定してCtrlキーを押しながら、Cのキーを同時に押すことで、コピーが出来ます。
わざわざ右クリックをしてから選択する必要がなくなるので、大変作業が楽でスピーディになります。

貼り付けたい場所で、CtrlキーとVキーを同時に押すことで貼り付けが出来ます。
コピー&ペーストのショートカットは大変使用頻度が高いので、マウスに手を伸ばさなくてもキーボード上のみで操作できて重宝すると思います。

ここからが本番。

Googleスプレッドシートを使うためにもとにかく色々なショートカットに慣れておくべき

ex1

 

最初の方にも書いていますが、今マイクロソフトのエクセルを使っていても会社がいつGoogle driveのスプレッドシート(エクセルのようなもの)に変更するかわかりません。

それぐらいGoogleドライブの需要は増えてきています。アカウントで同期できたりリンクを共有できたりと様々な設定ができるので極端な話通勤電車の中でも仕事をすることが可能です。(スマホでも使える)

その時に最低限キーボードでのカット、コピー、ペーストが使えなければGoogleドライブは全く使うことができません。

スプレッドシートでは右クリックが使えない

基本、Googleドライブは右クリックからの操作が全くできません

もしいまだに右クリックからコピーやペーストを選択してしまっておられる方は今のうちに絶対に慣れておくべきです。

もちろんマイクロソフトのExcelの操作の際にもかなり時間短縮になります。

 

3.文字を大きくしたり色をつけたりセルを塗りつぶしたり

f4キー 繰り返し作業

これらの色塗り作業は、
特定のショートカットキーもあるようですが私は使いません。(知りません)

色を付けたりするときは
「一気にまとめて」がほとんどだと思います。

なので
「最初に一回だけその動作を実行する」
(たとえばフォントを赤色にする)

その後、F4を押すことでこの動作と同じことを実行することが可能です。

Googleドライブでも使えます。

F4=「これから、同じ動作を10回以上繰り返さないといけない」
そんな時にぜひ、覚えておいてほしいショートカットです。
もちろん色塗り以外にも色々な使い方ができます。

4.書式の連続入力

いまのセルの「下」に移動するのはEnterキー。
これは使われておられる方がほとんどだと思います。

意外に皆さん使われていないのが横に移動する時
横の列をザーッと10列打ちたくてもいちいちマウスを使われている方が多いようです。

セルをどんどん横に移動するときはTabキーを使用します。→でもいけます。

5.CTRL + S(保存・上書き保存)

ctrl S  保存

うっかり保存し忘れることがないよう、ある程度の区切りまできたら、このショートカットを使う癖をつけておくと良いと思います。

ちなみに初めて保存する場合は、「名前をつけて保存」というダイアログが出ます。

Googleドライブでは基本的にこの操作は不要

6.本日の日付を入力

本日の日付を入力

結構良く使うデータが今日の日付です。
何日だったっけ?
とわざわざスマホを開いて確認している方も多いと思います。

そんな時は、 Ctrl +;(セミコロン)を押すだけで今日の日付が入力できます。

6.F7(入力したひらがなをカタカナにする)

こちらもExcel独自のショートカットキーではないですが

フリガナを打つ時や、カタカナを入力する機会って結構多いです。予測変換だと、カタカナは最後の方にあり探すのが面倒な人も多いかと思います。
F7を押せば一発でカタカナに変換できます。

  • F6=ひらがな
  • F7=ヒラガナ
  • F8=ヒラガナ
  • F9=hiragana(全角)
  • F10=hiragana

7.F1(今の画面を隠す)本当はヘルプ

ex7

何か分からないことがあったときは、F1でヘルプを呼び出しましょう。

というのは冗談で、このヘルプ機能

  • なかなか仕事が進まないとき
  • 人に見られたくない作業しているとき
  • 上司が進行具合をチェックしに来たとき

などに便利です 笑

まず、ヘルプを開いたあと、そのダイアログを画面の中央に大きめサイズに伸ばして設定しておくと良いです。

これで初期設定は完了です。

どんな時に使えるかといいますと、他人に見られたくない仕事内容の画面の時などに、F1を押すだけで、画面いっぱいにヘルプが表示されて、文章等を読まれる危険を回避できるからです。

「●●君。例のファイルは出来たのかね?」

「全然出来てない!!ヤバ!」

こんな時でもとりあえず作業画面を隠して、なおかつ分からないところを調べているふりができます。

ちょっとした小技ですね。

まとめ

以上、私が大事だと思っている7つの初心者向けのショートカットですが、使えそうなものはありましたか?

パソコンは慣れれば慣れるほど
新しい機能を発見すればするほど
操作が楽しくなってくるものです。

これを機会に便利な使い方を色々マスターして、あなたが職場でもっとはやく作業することができれば嬉しいな、と思っています。

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